فن الترحيب الفندقي: 20 طريقة لتقديم تجربة استقبال لا تُنسى

الانطباع الأول يدوم، هكذا هي العادة، لذلك من الجيد لأصحاب الوحدات الفندقية ومنتسبيها أن يبذلوا جل جهدهم من أجل تحسين لحظات الاستقبال الأولى للنزلاء، بل والتفنن في تصميم تحية مميزة تُبرز خصوصيتهم وتعكس دفء علامتهم التجارية وتعد الضيوف بتجربة إقامة ممتعة.

الابتسامة تبقى دائمًا هي المفتاح السحري لكل باب مغلق، لكنها وحدها لا تكفي، بل يجب أن يترافق معها اهتمام ما بالضيف يشعره بوجوده وبأنه مُقدّر، ويجعله يلتمس لك العذر في حالة كنت منشغلًا عنه.

في هذا المقال، سنناقش أفضل 20 طريقة يمكن أن تستقبل بها نزلاء وحدتك الفندقية وترحب بهم ضمن تحية استقبال لا تُنسى:

1- الاتصال البصري: هو أولى الإشارات الإيجابية التي يمكن بها أن تخاطب ضيفك حتى قبل أن تتحدث، إشارة مطمئنة تُقدره وتعيره الانتباه وتشعره أنه محل اهتمام، وتشفع لك عنده حتى إن كنت منشغلًا عنه.

2- الاهتمام بالمظهر: مظهرك هو عنوان مُختصر لك، فاهتم دائمًا أن يكون في أفضل صورة، احرص أنت وفريقك على ارتداء زي رسمي موحد يعبر عن جودة المكان ويسهل على الزائر تمييز طاقم العمل عن غيره من المتواجدين.

3- طرح الأسئلة: من المفيد الإنصات للضيف واستقبال أسئلته والإجابة عليها باهتمام شديد، فمثل هذه الطريقة تُجعل الضيف يشعر بالراحة ويُمكنك بسهولة من استشفاف خططه وشخصيته ومن ثم تقديم خدمات إضافية تناسبه.

4- الابتسامة: هي وسيلة ترحيب لم تفشل أبدًا في بث الراحة في نفوس الناس، بها وفتح الطريق واسعًا أمام تواصل إنساني ونقاش هادئ حول ما يريده العميل.

5- عرض المساعدة: حتى لو رُفضت المساعدة، يبقى عرضها أمرًا إيجابيًا، يعزز التواصل ويرسخ انطباعًا مبدئيًا جيدًا.

6- التحلي باللباقة: حتى في أوقات الانشغال لا تدع الضغط يؤثر على طريقة تعاملك، كن صادقًا لبقًا وأخبر الضيف بابتسامة وود أنك ستكون معه بعد قليل.

7- أشعره أنه مميز: أنا هنا لأجلك هكذا يجب أن يشعر الضيف منك دائمًا، أعره الانتباه الكافي، ثم تحقق من أي مناسبة خاصة لديه مثل عيد ميلاد أو غيره، هنأه عليها بطريقة ودية، وإذا شعرت أنه يستحق مزيدًا من الاهتمام، فقدم له باقة زهور أو غير ذلك مما هو متبع.

8- أظهر جودة وحداتك الفندقية: أشر إلى نقاط التميز في وحداتك الفندقية بطريقة ودية غير مباشرة، وأعلم الضيف بالأمكنة المهمة داخل المكان مثل المطعم والمسبح ومساحات الترفيه.

9- وفر عليه عناء السؤال: استبق أسئلته وتوقعها وأعلمه مسبقًا عن كل ما يرغب في معرفته، مثل مواعيد الطعام، والواي فاي، ووسائل التنقل، فهذا مما يجعل الضيف يشعر وكأنك تقرأ أفكاره.

10- كن محددًا واحترافيًا: لا تترك الضيف دون إعلامه بمدد الانتظار المتوقعة بدقة، حتى يتسنى له حرية الحركة واستثمار هذا الوقت.

11- أضف لمسة شخصية على التواصل: مجاملة بسيطة منك على مظهر الضيف أو تعليق مقتضب على أحد آرائه؛ يمكن أن يفتح بابًا وديًا للنقاش والتواصل الإيجابي، الأمر الذي سينعكس في الأخير على تجربته بشكل عام.

12- مشروب ترحيبي: احرص على وجود مشروب ترحيبي بالضيوف، فجميعهم قادمون للتو من سفر بعيد ربما، وكوب عصير منعش أو قطعة حلوى لذيذة أو فنجان قهوة، سيترك حتمًا في نفس العميل انطباعًا رائعًا فارقًا قبل الحجز والتسكين.

13- تقدير طلباته والاهتمام بها: فإذا طلب الضيف مثلًا غرفة لغير المدخنين أو بها شرفة، أكد له أنك أخذت ذلك بعين الاعتبار.

14- قدم نصائح: توصياتك الشخصية للعميل بما يتناسب واحتياجاته مثل أقرب سوبر ماركت أو أفضل معلم سياحي في الجوار، ستترك في نفسه انطباعًا إيجابيًا بأنك مهتم له.

15- أعلمه بسياسة المكان: اشرح السياسات والإجراءات مثل مواعيد إغلاق الاستقبال ليلاً، أو الحجز المسبق على البطاقة، أو آخر موعد لطلب الطعام، فوضوح ذلك له سيعفيك من أي سوء فهم لاحق.

16- نظافة قاعة الاستقبال: هذه القاعة هي أول ما يظهر للعميل من فندقك، وحين يكون نظيفًا جميلًا مبهرًا فهذا كفيل أن يبني في نفس العميل تصورًا رائعًا عن وحدتك الفندقية.

17- الحلول الرقمية: يمكنك الاعتماد على الأدوات الرقمية الحديثة لتسريع عملية تسجيل الدخول وتقديم تجربة أكثر كفاءة وإعفاء ضيوفك من أي زحام.

نظام جرس يقدم حل شامل لإدارة وحداتك الفندقية. يمكنك التقديم على نسخة تجريبية هنا

18- التنوع الثقافي: من الجيد تجنب كل ما يمكن أن يتحسس منه العميل، مثل السلام بالأيدي، حيث يمكن استبداله بالكلمات الترحيبية بلغة العميل أو لهجته أو مثل ذلك مما يفتح سُبل الحديث والنقاش.

19- اللمسة الشخصية: إذا كان الضيف عميلًا دائمًا أو تكررت زيارته، فمن المهم إضفاء طابع شخصي على ترحيبك به، استخدم اسمه واذكر تفاصيل زيارته الماضية إن أمكن، فهذا مما يعزز ولاء العميل لفندقك أو علامتك التجارية.

20- لغة الجسد: وظف حواسك وإيماءاتك الطبيعية لإظهار الترحيب بالعميل، وحاول جعل كل هذا في إطار من الاحترافية والوضوح.

كيف يمكن أن يساعدك جرس في تحسين مهمة الترحيب بالضيوف؟

يساعدك جرس في تحسين عملية الترحيب بالضيوف من خلال عرض بيانات الحجز فورًا، تسريع تسجيل الدخول، فضلًا عن تيسير عمليات الدفع والفوترة، بالإضافة إلى إرسال رسائل ترحيبية للزوار، الأمر الذي ييسر عليك مهمتك ويضفي على زيارة الضيف وتجربته مزيدًا من المتعة والسهولة منذ لحظة وصوله..

جرب جرس الآن وحسّن من تجربة ضيوفك!